采购费用的内部控制制度应当建立在不相容职务严格分离的基础之上。具体说来，请购、授权采购、实施采购、验收、仓储、付款报销等职责必须分由不同的员工来履行，特别是上述相邻的两个工作岗位，绝不可由一个人兼任。每一工作岗位或工作过程，又有其控制的择重点，各岗位之间，有的又要相互配合，共同完成控制任务。

（一）请购控制

　　请购应当由对该物品承担预算责任的责任人或部门提出，一般是使用该物品的部门或保管该物品的仓库提出请购。请购时必须填写一式两份的请购单，并顺序编号，一份留底，一份交给授权采购部门审批。

请购的商品和劳务应当与生产计划和工艺需求相适应，有时可设计自动请购程序，一旦存货水平降至最低储存限额，即可提请采购，以防出现停工待料。

（二）授权采购控制授权采购的职责一般由企业独立的供应部门负责，其控制要点主要有：

　　1.平时建立供应厂商的信息档案，掌握尽可能多的、适合本企业需要的货源、运输条件、运距、价格、装卸包装条件、折扣条件等信息，以便随时参考选择合适的供应商。

　　2.供应部门接到请购单后，首先检查请购单是否由授权人员签出，请购的商品或劳务是否符合企业的请购方针。将请购项目与预定标准相比较，进行控制。

　　3.若通过合同洽谈来确定供应商，则应预先公布需求信息；若有多家厂商上门竞争，为选择质优价廉的供应商，合同洽谈时，购方要有二人以上参加。对大批量的商品采购，甚至应当采用竞标的方式选择供应厂商。

　　4.在发出正式订货单之前，供应部门必须运用经济批量等存货决策技术，运用技巧及经验，对请购项目作最有效的归类汇总，在保持多种供货来源的同时，集中定货单以取得大批量采购的价格折扣和最佳的运输服务及售后服务，然后签发顺序编号的订货单派员采购。订货单一式三份，一份留底，其余分别交给验收部门和财务部门。

（三）采购过程控制

　　一般情况下，实施采购的人员只能在授权范围内按订货单上列明的物品名称、规格、数量向指定的供应商购买。超出一般授权范围的采购应经过特别授权审批。

（四）验收控制

　　企业应当设立一个独立的验收部门，或者由提出请购的企业仓储部门指定专人负责此项工作。其基本职责是审查运抵企业的商品和接受的劳务是否与订货单一致。

　　验收部门通过点数、测量等手段验证数量和质量，对需要化验各种含量的商品物料，还要抽出样品送检，以检验报告来认定所购物品是否合格。在点验数量时，应特别注意各种可能出现自然升溢和损耗的物品。验收人员应当熟知本企业这些物品在各种气候条件下的升溢率或损耗率，验收时应当加上（或减去）这些自然升损，才是合理的应入库数量。

　　对有贵重包装的物品，验收时应当符合原定包装标准，腾空的包装物，应要求仓库妥为保存，凑足一定数量后变卖或退还供应单位。

　　对验收不合格的货物，要由经验丰富的称职人员再次验证仍为不合格，方能批推退货，以免造成不必要的纠纷，使企业蒙受往返运费损失。

　　验收部门将商品物料点验合格后，应填制“材料”（商品）验收入库单”，通知财务部门付款。

（五）付款及账务控制

　　财务部门收到验收部门交来的“材料（商品）验收入库单”、采购人员交来的购货发票和各种运杂费收据后，应当审查控制以下各项，然后付款和作账务处理。

　　1.核对要求付款的购入物是否与订货单相符。这可将材料（商品）验收入库单、订货单及发票三者进行比较核对。

　　2.审查费用支付凭证是否合规，支付临工工资或车站码头民工的装卸搬运费是否有领款人住址和身份证号码。购货发票有无增值税发票的抵扣税联，费用支出是否确有必要，费用支付水平与运程、运量是否相称，与掌握的市场行情是否有较大差异。经这些审查后，方能选择合适的付款结算方式付款，并尽可能采用非现金结算。

　　3.对同批采购，分别用于在建工程、生活福利和生产用物料的共同性采购费用，应当在各种用途的物料中选择重量、体积或购价等标准进行合理分摊，防止将在建工程和生活福利用料应分摊的费用挤入生产用料成本。